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肯特郡议会档案馆(英国)

发表时间: 2019-07-08 15:58:00

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“新工作方式”项目经理,肯特县议员Guy Mayhew称,这个复式密集架项目可在三到四年内收回投资。

双层复式密集架能够长期节约成本

“新工作方式”项目经理,肯特县议员Guy Mayhew称,这个复式密集架项目可在三到四年内收回投资。

肯特郡议会提出“全新工作方式”的倡议,是为了提高议会的房地产投资效率并且让工作更加灵活。西肯特项目的关键就是要关闭国王山的商业设施并重新安置团队。图书、注册和档案(LRA)服务部就包含在这个团队里,因此大家需要一个定制方案来解决问题。

LRA服务部的新址位于Quarrywood工业区的一个仓库里,占地面积较小,符合议会节约成本的目的。所以“全新工作方式”项目经理Guy Mayhew先生需要寻找一种更节省的空间利用方案,以便把原有档案存入更小的空间内。

LRA的主要功能是保管图书馆、Bookstart, 记录管理安全档案、音乐和歌剧档案、以及一些其他档案。Guy认为至少需要3000延米的存储空间。

“Bruynzeel的Compactus®双层复式密集架给我留下非常深刻的印象。几乎一夜之间,这个系统就可以解决我们的所有空间问题。它不仅节约了长期投资,更让我们灵活适应不断变化的业务需求。”


双层复式档案架里的整合夹层空间

在预算允许范围内,我们的空间实在无法容纳这个大型档案架。一开始我们以为这是个2.5米高的单层可移动档案架。这个方案确实有一些作用,但是在存储区旁边我们还需要大一些的工作区和一个中型办公室,单层可移动档案架没法满足我们这一要求,它把工作区和办公室都挤到了一个很狭窄的小空间里。

后来我们发现想要解决这一问题,潜在方案之一就是利用夹层空间。只不过,空间夹层结构价格太高,接近于不可能。就在这时,Guy发现Bruynzeel的双层复式密集架系统带有整合的夹层空间。和传统夹层结构相比,Bruynzeel的性价比高得惊人。我们可以在三到四年时间里收回投资,基本上等于同期的租金和利息成本了。而在以往超大空间仓库里,传统存储布局模式下,这基本上是不可能完成的任务。


方便分拣方便使用

任何一次分拣双层复式档案架周围都会有15名员工在工作,在我们将档案分拣并重新分配到肯特郡周围的几十处不同地点时,使用方便性是大家最先考虑的因素。

工作人员每天从肯特郡收到几百本档案的查询申请。并且档案的周转查询使用率极高,其中还包括为市议会储备的静态库存,所以找到如何方便快捷地找到档案架是非常重要的。

Bruynzeel的双层复式档案架有许多优势,足以保证Guy和他的同事们能够简便易行地使用系统每天处理大量订单。该复合档案架是一键电动移动的,只需按动一个按钮,大家就可以移动很沉重的档案架。通道一侧的面板是彩色的,这也有利于大家快速准确定位单个档案架。


安全与照明

安全也是议会的一个问题。Guy解释说,为安全起见,我们引入了电子条码标识,严格限制进入某些档案柜的权限,这在监控和限制访问方面非常有效。Guy解释说,安装夹层后,议会的项目小组对档案架深处的照明问题表示过担心。但Bruynzeel配有整体照明系统,即可以解决深处的照明问题,又能有效降低能源消耗。因为只有当某一通道打开时,那里的灯光才会亮起。


量身定制解决方案

Bruynzeel与肯特郡议会团队密切配合,确保档案架的与仓库的尺寸完美匹配,从而使可用空间里的容量得到优化。从印刷品和残片到现代档案使用的大型档案箱都可以保存在密集柜里。因为档案的尺寸不同,其中含有各种非标准件,所以我们与Bruynzeel一起计算档案架所需的进深,他们会根据我们的需求对档案架深度进行裁剪。


变革时期的组织灵活性

最终Bruynzeel的双层档案系统长度为3100延米,这已经达到甚至超出了议会的需求。在一个组织敏捷性越来越重要的世界里,Bruynzeel双层档案系统与议会要求完美配合。档案架都是独立的,你可以把整体拆分为独立的每一个小档案柜。我们简直太喜欢这种灵活性了。在变革时期,随着地方政府议程的改变,改变自己以适应未来需求的能力也是一项巨大的财富。











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